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ERP Consulting: Warum Unternehmen auf unabhängige ERP Berater setzen

Eine freundliche ERP Beraterin berät Kunden bei einem Meeting
Die Zusammenarbeit mit einem kompetenten ERP-Berater steigert die Effizienz Ihres Unternehmens

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) spielen eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Die Implementierung eines ERP-Systems ist jedoch eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, die Expertenwissen erfordert. Ein ERP-Berater unterstützt Unternehmen bei der Auswahl, Implementierung und Optimierung von ERP-Systemen und stellt sicher, dass diese den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entsprechen.

In diesem Artikel werden wir erläutern, was ein ERP-Berater ist und welche Vorteile Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit einem ERP-Consultant haben. Wir werden auch darauf eingehen, wie man den richtigen ERP-Berater auswählt und welche Faktoren eine erfolgreiche ERP-Auswahlberatung ausmachen.

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Inhalt

Die Rolle eines ERP-Consultants

Was ist ein ERP-Berater? Ein ERP-Berater unterstützt Unternehmen bei bei der Auswahl, Implementierung und Optimierung von ERP-Systemen. Er verfügt dabei über umfangreiches Wissen und Erfahrung sowohl im ERP-Bereich, als auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Nur wenn diese beiden Fachgebiete professionell abgedeckt werden, können Unternehmen die richtige ERP-Software auswählen und dann auch erfolgreich implementieren.

Die Rolle eines ERP-Beraters umfasst folgende Aufgaben:

Analyse der Geschäftsprozesse: Der Berater führt eine gründliche Analyse der Geschäftsprozesse des Unternehmens durch (oder unterstützt dabei), um die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse zu verstehen. Dabei geht es nicht nur um die aktuellen Prozesse, sondern auch darum, künftige Anforderungen gleich mitzudenken, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Das Ergebnis dieser Analyse wird in einem Lastenheft oder Anforderungskatalog dokumentiert. Dieses Dokument ist das Herzstück des ERP-Projekts und damit entscheidend für den Erfolg der späteren Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems.nem Lastenheft.

Auswahl des passenden ERP-Systems: Auf der Grundlage des Lastenhefts (oder eines vergleichbaren Dokuments) werden potentielle Anbieter selektiert und dann die Ausschreibung durchgeführt. Der ERP-Berater kann entscheidend unterstützen, das ERP-System auszuwählen, das die Anforderungen des Unternehmens am besten abbildet. Dies beinhaltet Analysegespräche mit potentiellen Anbietern, die Evaluierung der ERP Systeme und der Implementierungspartner, das Prüfen von Kundenreferenzen und das Aushandeln des Pflichtenhefts und der Verträge. Bei der Auswahl einer neuen ERP-Software ist insbesondere die Objektivität des ERP-Consultants ein Schlüsselfaktor, da er Unternehmen unabhängig von einem bestimmten ERP-System oder ERP-Anbieter berät.

Implementierung von ERP-Systemen: Als nächster Schritt unterstützt der ERP-Consultant das Unternehmen bei der Implementierung des ERP-Systems. Dabei stellt er sicher, dass die spezifischen Anforderungen des Unternehmens umgesetzt werden und der Echtstart so reibungslos wie möglich verläuft. Dies betrifft alle Projektphasen vom Prototyping über die Testphase und Konfiguration bis hin zu Schulungen und Going Live. In diesen Phasen kann die Erfahrung des Beraters mit der ausgewählten ERP-Software ein Plus sein.

Optimierung von Geschäftsprozessen: Während der gesamten Projektlaufzeit legt der ERP-Consultant seinen Fokus auf die Optimierung der Geschäftsprozesse und die nahtlose Integration in das ERP-System. Nur so kann das Unternehmen das volle Potenzial des ERP-Systems ausschöpfen.

Gantt Diagramm eines Projektplans zur Einführung eines ERP System bei einem mittelständischen Unternehmen
Sie entscheiden, welche Funktionen ein ERP-Consultant in Ihrem ERP Projekt übernimmt und generieren dadurch den größtmöglichen Mehrwert für Ihr Unternehmen

Die Rolle des ERP-Beraters ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg einer ERP-Einführung in Unternehmen. Der Berater bringt das fachliche und persönliche Rüstzeug mit, um sicherzustellen, dass das ERP-System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht und zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsweise führt.

Welche der oben genannten Aufgaben vom ERP-Consultant im Projekt übernommen werden, entscheidet natürlich jedes Unternehmen selbst. Das hängt von der Komplexität des Projekts ab, aber auch davon, welche Skills die eigenen Mitarbeiter haben und wieviel Zeit sie bekommen, um das Projekt aktiv mitzugestalten.

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Vorteile der Zusammenarbeit mit einem ERP-Berater

Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit einem ERP-Berater? Hier kommen einige der wichtigsten Vorteile:

Objektivität: Ein unabhängiger ERP-Berater zeichnet sich durch seine Objektivität aus, da er unabhängig von einem bestimmten ERP-System oder Anbieter ist. Er stellt so sicher, dass das Unternehmen eine Softwarelösung erhält, die seinen individuellen Anforderungen entspricht und nicht von den Interessen eines Anbieters beeinflusst wird.

Risikominimierung: Ein ERP-Berater verfügt über umfangreiches Wissen und Erfahrung mit ERP-Systemen und Geschäftsprozessen. Er analysiert und kategorisiert die komplexen Anforderungen des Unternehmens an ein ERP-System und reduziert die Risiken in einem ERP-Projekt auf ein Minimum. Da ein Großteil der ERP-Projekte zeitlich und kostenseitig aus dem Ruder laufen oder sogar ihre Ziele verfehlen, ist dieser Punkt essentiell für Unternehmen.

Zeitersparnis: Die Zusammenarbeit mit einem ERP-Berater schont interne Ressourcen und beschleunigt den Implementierungsprozess signifikant. Der Berater stellt auch sicher, dass das ERP-System von Anfang an richtig implementiert wird, was langfristig Zeit und Kosten spart.

Mittelständische Unternehmen können die ERP-Einführung durch den Einsatz von ERP-Consultants erheblich beschleunigen und ein neues ERP-System beispielweise innerhalb von 6 – 9 Monaten erfolgreich implementieren, anstatt der normalerweise benötigten 12 – 16 Monate (wenn nur eigene Ressourcen genutzt worden wären).

BEISPIEL

Kosteneinsparungen: Ein ERP-Berater reduziert auch die Kosten für die Implementierung und Optimierung des ERP-Systems. Durch die Zusammenarbeit mit einem Berater können Unternehmen sicherstellen, dass sie die passende Softwarelösung erhalten und unnötige Ausgaben vermeiden.

Unternehmen in der Industrie können beispielsweise durch den Einsatz eines ERP-Beraters die Lieferkettenprozesse optimieren und die damit verbundenen Kosten deutlich senken. Lieferzeiten werden verkürzt und es wird eine höhere Effizienz bei der Lagerverwaltung erreicht. Dies kann zu einer jährlichen Kosteneinsparung von mehreren Hunderttausend Euro führen und gleichzeitig zu einer Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch pünktlichere Lieferungen.

BEISPIEL

Verbesserung der Geschäftsprozesse: Durch die Zusammenarbeit mit einem ERP-Berater kann das Unternehmen seine Geschäftsprozesse optimieren und effizienter gestalten. Der Consultant konzentriert sich darauf, die Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen, was die Produktivität erhöht und beispielsweise den Kundenservice verbessert.

Unternehmen jeglicher Größe optimieren durch den Einsatz eines ERP-Beraters ihre Geschäftsprozesse. Durch die Analyse der bestehenden Prozesse und der Einführung eines neuen ERP-Systems können Unternehmen die Produktionskapazität steigern, die Bestellungsabwicklung beschleunigen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Dadurch können Unternehmen ihre Umsätze steigern und ihre Marktposition stärken.

BEISPIEL
Diagramm zur Business Strategie bei der ERP Beratung zur Einführung eines ERP Systems
ERP-Berater optimieren die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens und begleiten die Einführung eines neuen ERP Systems

Insgesamt bietet die Zusammenarbeit mit einem ERP-Berater Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die dazu beitragen, den Erfolg der Implementierung eines ERP-Systems sicherzustellen und das Unternehmen effizienter und produktiver zu machen.

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Wie wählt man den richtigen ERP-Consultant aus?

Die Wahl des richtigen ERP-Beraters ist natürlich eine Herausforderung. Auf die folgenden Punkte sollten Sie bei der Auswahl eines ERP-Consultants achten:

Know-How / Skills: Der ERP-Berater sollte über umfangreiche Erfahrung und Fachwissen im Bereich der ERP-Systeme und gleichzeitig im Bereich Geschäftsprozesse verfügen. Die Vereinigung dieser beiden Disziplinen machen die Besonderheit der Beratungstätigkeit aus. Ausgeprägte Analyse- und Kommunikationsfähigkeit sind ebenfalls gefordert und je nach Projekt auch die Fähigkeit der Moderation und der Steuerung von externen Dienstleistern. Bei internationalen Projekten werden zusätzlich Fremdsprachen-Kenntnisse benötigt.

Unabhängigkeit: Ein unabhängiger ERP-Berater sollte keine Verbindungen zu bestimmten ERP-Systemen oder Anbietern haben. Dies stellt sicher, dass der Berater objektiv und unvoreingenommen bleibt.

Persönlichkeit: Die Einbindung eines externen ERP-Beraters in das ERP-Projekt erfordert eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die Persönlichkeit und die Arbeitsweise des Beraters muss daher zum Unternehmen passen und “die Chemie muss stimmen”.

Erfolgsbilanz: Fragen Sie nach Referenzen und Erfolgsgeschichten des ERP-Beraters. Dies hilft, die Frage zu beantworten, ob er das ERP-Projekt erfolgreich begleiten und abzuschließen kann.

Kosten: Die Kosten für einen externen ERP-Berater variieren je nach Erfahrung und Fachwissen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ausreichend Budget vorhanden ist und natürlich auch die Kosten und Leistungen des Beraters im Vorfeld genau klären.

Berücksichtigen Sie diese Faktoren, wählen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit den richtigen ERP-Berater aus, der Ihr Projekt erfolgreich begleitet und zum Abschluss bringt.

Das folgende englische Video beschreibt, warum die Unabhängigkeit und das Know-How von ERP-Consultants unverzichtbar für Unternehmen sind. “Dont’t force a square package into a round hole”:

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Inhouse-ERP-Consultants vs. externe ERP-Consultants

Ab einer gewissen Unternehmensgröße stellt sich die Frage, ob ein Inhouse-ERP-Berater, also eigenes Personal, das die Rolle des ERP Consultants übernimmt, nicht zielführender ist als die Beauftragung externer Ressourcen. Wir haben die Vorteile und Nachteile beider Varianten im direkten Vergleich hier gegenübergestellt:

Vorteile von Inhouse-ERP-Consultants

Verständnis des Unternehmens: Inhouse-ERP-Consultants haben ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse und die Anforderungen des Unternehmens und stellen daher Lösungen bereit, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Nutzer zugeschnitten sind.

Entscheidungsprozess: Die Inhouse-ERP-Consultants haben die volle Kontrolle über die ERP-Implementierung und treffen schnell Entscheidungen, ohne auf externe Berater warten zu müssen.

Investition: Durch die Einstellung von Inhouse-ERP-Consultants investiert das Unternehmen langfristig in die Kompetenzen und das Wissen seiner Mitarbeiter.

Nachteile von Inhouse-ERP-Consultants

Kosten: Die Einstellung von Inhouse-ERP-Consultants kann hohe Kosten verursachen, insbesondere wenn das Unternehmen nicht genügend Projekte hat, um das Personal voll auszulasten.

Know-How: Inhouse-ERP-Consultants verfügen möglicherweise nicht über das gleiche Fachwissen wie externe Berater, die sich ausschließlich auf ERP-Projekte spezialisieren.

Perspektive:  Inhouse-ERP-Consultants fällt es möglicherweise schwerer, die Vorteile der ERP-Systeme aus einer erhöhten Perspektive zu sehen und zu nutzen.

Vorteile von externen ERP-Consultants

Know-How: Externe ERP-Consultants verfügen über spezialisierte Expertise, die sich auf die Implementierung von ERP-Systemen konzentriert, und können daher schneller und effektiver arbeiten.

Perspektive: Externe ERP-Consultants haben eher eine objektive Sichtweise auf das Projekt, da sie nicht mit dem Unternehmen verbunden sind und daher keine persönlichen oder politischen Interessen haben.

Flexibilität: Externe ERP-Consultants können je nach Bedarf des Unternehmens ein- und aussteigen und können daher bei Bedarf schnell auf Veränderungen reagieren.

Nachteile von externen ERP-Consultants

Verständnis des Unternehmens: Externe ERP-Consultants haben möglicherweise nicht das gleiche Verständnis für die Geschäftsprozesse und die Anforderungen des Unternehmens wie Inhouse-Consultants. Dieses betriebsspezifische Wissen müssen externe Berater erst aufbauen.

Entscheidungsprozess: Das Unternehmen kann von externen Beratern abhängig werden und hat möglicherweise nicht immer die volle Kontrolle über den Entscheidungsprozess.

Kosten: Externe ERP-Berater mögen je nach Einsatz höhere Kosten als Inhouse-ERP-Berater erzeugen und das Unternehmen muss gegebenenfalls zusätzlich Reisekosten und Unterkunft bezahlen.

Die Wahl zwischen Inhouse- und externen ERP-Consultants hängt, wie fast immer in diesem komplexen Bereich, von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens ab. Wägen Sie die Vor- und Nachteile daher sorgfältig ab, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche ERP-Auswahlberatung

Eine erfolgreiche ERP-Auswahlberatung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind einige Erfolgsfaktoren, die Unternehmen bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems unterstützen können:

Klare Geschäftsziele: Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Geschäftsziele klar definieren, bevor sie mit der Auswahl eines ERP-Systems beginnen. Der ERP-Berater sollte die Ziele des Unternehmens verstehen und in der Lage sein, ein System zu empfehlen, das diese Ziele unterstützt.

Realistische Erwartungen: Die Erwartungen an das neue ERP-System sollten realistisch sein. Der Berater sollte Unternehmen darüber aufklären, was sie von dem neuen System erwarten können und was nicht möglich ist. Es gibt leider keine “eierlegende Wollmilchsau”.

Effektive Schulung: Eine intensive Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der ERP-Implementierung. Der Berater achtet auf ausreichende Schulungen im Projekt, damit die Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können.

Effektive Kommunikation: Eine effektive Kommunikation zwischen dem ERP-Berater und dem internen Projektteam ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Der Berater sollte in der Lage sein, klare und verständliche Informationen zu liefern und das Unternehmen kontinuierlich über den Implementierungsprozess auf dem Laufenden halten.

Kontinuierliche Betreuung: Eine kontinuierliche Unterstützung durch den ERP-Berater nach der Implementierung des Systems kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Der Berater ist in der Lage sein, Unterstützung bei Fragen oder Problemen anzubieten, die nach der Implementierung auftreten.

Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Unternehmen sicherstellen, dass sie das richtige ERP-System auswählen und implementieren, das ihre Geschäftsprozesse und Ziele unterstützt. Ein erfahrener ERP-Berater kann Unternehmen dabei helfen, diese Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Fazit

ERP-Berater helfen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, ihre Projekte zu beschleunigen und ihre Effizienz und Produktivität zu steigern. Eine erfolgreiche ERP-Beratung steigert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens und unterstützt Ihre langfristige Geschäftsentwicklung.

ERP-Beratung ist ein wichtiger Baustein für Unternehmen, die eine neue ERP-Software implementieren oder ihre bestehende Software optimieren möchten. Die Unterstützung eines erfahrenen und unabhängigen ERP-Beraters erleichtert den Entscheidungsprozess reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen signifikant.

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