ERP Einführung: Checkliste, Phasen, Dauer
Wie gelingt die ERP Implementierung in einem Unternehmen? Wir liefern euch eine Checkliste für eure ERP Einführung und erläutern die Phasen und die Dauer der ERP Implementierung.
ERP Einführung: Die Herausforderung für Unternehmen
Ein großer Teil der Unternehmen in Deutschland nutzt ERP Software. Der Markt ist aufgrund der Vielzahl von Anbietern und der Unterschiedlichkeit der Produkte für ERP Kunden schwer zu überschauen. Der Aufwand für ein ERP Projekt ist sowohl von den Kosten als auch von der Dauer her nicht zu unterschätzen. Deshalb ist die Einführung eines ERP Systems für viele Unternehmen eine Mammutaufgabe.
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Dauer ERP Projekt
Welche Unternehmen benötigen ein ERP System?
Jedes Unternehmen braucht ERP Software. Etwas zu pauschal? Na ja, wer keine Ziele hat, braucht auch keine Werkzeuge, um sie zu erreichen. Wir korrigieren: Jedes Unternehmen, das Ziele erreichen will, braucht das richtige ERP System. Als Freelancer oder in einem sehr kleinen Team kann man sich vielleicht mit einfacheren Office Tools organisieren. Und es gibt Branchen, in denen man auch mit 50 Mitarbeitern noch sehr gut ohne ERP System auskommt – das sind aber Ausnahmen. Generell sollte jedes Unternehmen ab 10 Mitarbeitern prüfen, ob sich der Einsatz eines ERP Systems lohnt.
ERP Software ist längst keine Domäne der Konzerne mehr. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass die Hälfte aller ERP Projekte von Unternehmen mit maximal 50 Usern durchgeführt werden. Die Verteilung der Projektgrößen nach Anzahl Usern sieht wie folgt aus: siehe Kreisdiagramm.
In dieser Studie (ERP Trendreport 2020 des Center for Enterprise Research der Universität Potsdam) findet sich somit jede Unternehmensgröße wieder, von KMUs bis zu Konzernen. Elementar für den Erfolg ist von Anfang an die richtige Zielsetzung.
Wie viele Unternehmen nutzen ERP Software?
95% aller Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden nutzen ERP-Software. Das ist das Ergebnis des Bitkom Digital Office Index 2022, der “Studie zur Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen” der Bitkom, einem Verband, der sich für die Interessen der digitalen Wirtschaft einsetzt. Nach Betriebsgröße wurde folgendes Ergebnis erzielt:
ERP Einführung / ERP Implementierung
Nachdem die Entscheidung für die ERP Software und den Implementierungspartner getroffen und der Projektvertrag unterschrieben wurde, beginnt die nächste Phase: Die Einführung oder auch Implementierung des ERP Systems.
ERP Einführung Checkliste
In Abhängigkeit von dem gewählten ERP System und der Komplexität des Projekts können sich die Phasen der ERP Implementierung von Projekt zu Projekt unterscheiden, doch generell wird folgender Anlauf empfohlen:
Feinspezifikation
Ergebnis: Überarbeitetes Pflichtenheft und ggf. Feinjustierung Budget und Zeitplan
Implementierung
Parametrierung / Einrichtung des ERP Systems
(wird durch den ERP Partner gemacht)
Testphase
Schulung Key-User
Test aller kritischen Prozesse durch die Key-User
ggf. Anpassung der Einrichtung und Customizing durch den ERP Partner
Schulung
Going Live
Migration aller relevanten Echtdaten
Going Live zum festgesetzten Stichtag
Übergangsbetreuung
Endabnahme
Welche Leistungen können wir selbst übernehmen?
Nach diesem Überblick über den Ablauf des ERP Projekts stellt sich die Frage, welche Leistungen der ERP Partner übernehmen muss und welche auch durch den Kunden selbst übernommen werden können. Der ERP Partner kann normalerweise alle Leistungen erbringen und hat generell auch Interesse daran, da er damit sein Geld verdient. Hier könnt ihr also bares Geld sparen, wenn ihr Leistungen selbst übernehmt.
Abhängig vom gewählten ERP System, eurem Projektteam und auch der Zusammenarbeit mit eurem ERP Implementierungspartner können folgende Leistungen von euch selbst übernommen werden:
- Schulung der User: Sind die Key-User gut geschult worden und haben sie bereits intensiv mit dem neuen System während der Testphase gearbeitet, können sie ohne weiteres die anderen User schulen. Hier gibt es großes Sparpotential. Doch Vorsicht: Die Qualität der Schulung hat einen großen Einfluss auf den Erfolg des Projekts. Könnt ihr auf diesem Weg nicht sicherstellen, dass die Anwender das System beherrschen werden, ist es doch ratsam, diese Leistung vom ERP Implementierungspartner einzukaufen.
- Einrichtung Zugriffsrechte: Das kann je nach Projektgröße ein aufwändiges Thema sein. Die Zugriffsrechte (Userrollen) können aber wahrscheinlich von euch selbst eingerichtet und später auch weitergepflegt werden.
- Anpassung Forms: Die Forms sind die Bildschirmmasken, über die die User Daten eingeben, bearbeiten und abrufen. Die Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen kann die Arbeit mit der neuen ERP Software für die User wesentlich produktiver und angenehmer machen. Bei der Vielzahl der unterschiedlichen Forms, die benutzt werden, kann hier viel Geld gespart werden, wenn ihr “es selber macht”.
- Anpassung Belege und Auswertungen: Belege müssen an eure Bedürfnisse angepasst werden; dazu gehören zum Beispiel Einkaufsbestellungen, Auftragsbestätigungen und Verkaufsrechnungen. Je nach eurem Bedarf müssen auch die Auswertungen (Reports) in den unterschiedlichen Modulen modifiziert werden. Hier geht es zum Beispiel um Umsatzauswertungen, Lieferantenstatistiken, Lagerauswertungen, Reports zu Produktionskennzahlen und Auswertungen im Bereich Finanzen und Kostenrechnung.
Die Einrichtungsmöglichkeiten und Design-Tools sind bei jedem ERP System anders und entwickeln sich auch ständig weiter. Wenn ihr jedoch die oben genannten Leistungen selbst übernehmt, kann das euer Projektbudget enorm schonen und euch auch für die künftige Nutzung der ERP Software größere Flexibilität geben. Unser Tipp: Lasst mindestens zwei Mitarbeiter des Projektteams in diesen Tools schulen und übernehmt einen Großteil dieser Aufgaben selbst.
Eine weitere Option zur Kostenreduzierung ist die Nutzung von Förderprogrammen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zum Beispiel unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Online findet ihr Förderportale, die über eine Vielzahl von aktuellen Möglichkeiten informieren.
ERP System Optimierung
Nach dem Going Live und den in den ersten Tagen oder Wochen fast unvermeidlich auftretenden Problemen (“Hiccups”) ist das Projektteam und auch die Belegschaft erst einmal froh, wenn das Schiff dann in ruhigere Gewässer fährt. Gebt eurer Crew eine kleine Atempause bevor die nächste Projektphase umgesetzt und damit weitere Veränderungen auf die User zukommen. Das ist wichtig für die Akzeptanz und die Bereitschaft für die künftigen Projektschritte.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass das ERP Projekt seitens der Geschäftsleitung und des Projektteams mit dem Echtstart nicht als “erledigt” abgehakt wird. Ein dynamisches und flexibles Unternehmen benötigt ein ebenso dynamisches ERP System, das alle Veränderungen und Wachstum sofort optimal unterstützt. Ein erfolgreiches ERP Projekt bleibt “Work in Progress”. Folgende Projektschritte bringen euer Unternehmen nach dem Going Live weiter nach vorne:
- Projektabschluss: Setzt alles daran, die offenen Punkte aus dem Pflichtenheft und die auftretenden Probleme gemeinsam mit dem ERP Implementierungspartner so schnell wie möglich abzuarbeiten. Verzögert sich dies unnötig, sind die Ressourcen des ERP Partners schnell wieder für neue Projekte eingeplant so dass sich die Lösung eurer Probleme lange hinzieht und dies euch für die weitere Optimierung eures ERP Systems blockiert. Praxis Tipp: Vergebt zu jedem offenen Punkt eine Priorität (kritisch, hoch, mittel, niedrig), eine Deadline und wer für die Lösung verantwortlich ist. Vereinbart regelmäßige (zum Beispiel wöchentliche) Meetings mit dem ERP Partner, um den Fortschritt zu verfolgen. Geht nicht davon aus, dass der ERP Partner dies für euch tut, nehmt hierbei die Zügel selbst in die Hand.
- Nachschulungen zum besseren Handling der Software können die Produktivität und auch Zufriedenheit der Anwender enorm verbessern. Je nach Projektverlauf sollten diese innerhalb von 2 bis 4 Monate nach dem Going Live stattfinden.
- Nächste Projektphasen: Wenn ihr von vornherein weitere Projektphasen geplant habt, geht diese zügig an. Dabei kann es sich um die Nutzung erweiterter Funktionalitäten, die Einführung neuer Module, die Integration von anderen Standorten oder auch die Anbindung anderer Software handeln.
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