ERP Lastenheft erstellen:
Beispiele, Inhalt und Anleitung
Ein professionell strukturiertes ERP Lastenheft mit 80% weniger Aufwand erstellen. Was ist der Inhalt und Aufbau des ERP Lastenhefts? Schaut euch unsere Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lastenhefterstellung und auch unsere ERP Lastenheft Beispiele an. Denn: Das Lastenheft ist das Herzstück jedes ERP Projekts.
Warum ist das ERP Lastenheft so wichtig?
Ganz einfach: Ohne professionelles Lastenheft gibt es kein erfolgreiches ERP Projekt. Fragt die Projektteams der unzähligen ERP Projekte, die zeitlich und kostenseitig aus dem Ruder laufen und mit denen sowohl das Management als auch die Anwender später unzufrieden sind. Mit einem unprofessionellen Lastenheft habt ihr tolle Chancen, euch dort nahtlos einzureihen. Es gibt natürlich viele Faktoren, die zum Erfolg oder Misserfolg eines ERP Projekts beitragen, aber das Lastenheft ist unbestreitbar einer der “big points”.
Was ist der Sinn und Zweck eines ERP Lastenhefts?
Das ERP Lastenheft hilft dabei, den Softwareauswahlprozess von Anfang bis Ende zu organisieren. Es bietet euch die Grundlage,
- eure Anforderungen systematisch aufzunehmen,
- sie strukturiert zu dokumentieren,
- aussagekräftige Angebote von ERP Anbietern zu bekommen,
- diese Angebote übersichtlich miteinander zu vergleichen und euch letztendlich
- für das optimale ERP System für euer Unternehmen zu entscheiden
Und das alles mit einem einzigen Dokument (oder zwei Dokumenten – siehe weiter unten). Die erfolgreiche Auswahl eines ERP Systems steht und fällt mit der Qualität des Lastenheftes – das ist aus unserer Erfahrung heraus definitiv nicht übertrieben. Da für die meisten Mitarbeiter im Projektteam eines ERP Projekts das Thema Lastenheft kein Tagesgeschäft ist, kommen wir zu einigen Basics. Danach steigen wir in die Details des Lastenhefts ein.
Was ist ein ERP Lastenheft?
Das Lastenheft beschreibt eure Anforderungen an die ERP Software und den ERP Implementierungspartner. Es wird deswegen auch Anforderungsspezifikation oder Anforderungskatalog genannt. Die Lastenheft Definition nach DIN 69901-5 ist weit gefasst und betrifft nicht nur den Softwarebereich: Ein Lastenheft umfasst die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.
Unterschied Lastenheft / Pflichtenheft
Das Lastenheft wird vom Kunden erstellt und beschreibt die Anforderungen. Das Pflichtenheft beschreibt die Umsetzung dieser Anforderungen und wird durch den ERP Anbieter erstellt. Bei der Auftragserteilung wird normalerweise das Pflichtenheft Bestandteil des Vertrags. Laut DIN 69901-5 umfasst das Pflichtenheft die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“. Pflichten- und Lastenheft sind daher nicht dasselbe. Während das Lastenheft die Anforderungen in produktneutraler Form enthält, beschreibt das Pflichtenheft die Umsetzung mit der angebotenen ERP Software und den Dienstleistungen des ERP Anbieters. Im Kampf Lastenheft vs. Pflichtenheft gibt es also keinen Sieger. Beide Dokumente werden benötigt und beschreiben die Anforderungen desselben ERP Projekts, nur aus zwei unterschiedlichen Blickwinkeln.
Hier wird der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft noch einmal kurz und anschaulich erläutert (1 Min. Video):
ERP Lastenheft Inhalt
Was gehört zu den ERP Anforderungen im Lastenheft? Im Kern besteht das Lastenheft aus einem ERP Anforderungskatalog der erforderlichen Funktionen und Prozesse. Mit anderen Worten: Welche “Knöpfe” muss es im ERP System geben, um die Anforderungen des Unternehmens abbilden zu können? Zusätzlich enthält ein professionelles ERP Lastenheft ein grobes Unternehmensprofil, die Eckdaten des Projekts und Details zu den geforderten Dienstleistungen wie beispielsweise Schulungen und Datenübernahme. Ihr solltet im Hinterkopf behalten, dass das Lastenheft kein internes Dokument ist sondern im Rahmen der Ausschreibung den ERP Anbietern zur Verfügung gestellt wird. Alle relevanten Anforderungen müssen daher so beschrieben werden, dass ein ERP Anbieter auf dieser Grundlage ein aussagekräftiges Angebot erstellen kann. Deswegen bitte daran denken, alle Angaben im Lastenheft produktneutral zu formulieren. Die ERP Anforderungsanalyse ist vom Aufwand her nicht zu unterschätzen, zahlt sich aber im weiteren Verlauf des Projekts mehr als aus.
Wie ist ein ERP Lastenheft aufgebaut?
Wie werden die ERP Anforderungen in einem Lastenheft am besten beschrieben? Wie weit sollte ins Detail gegangen werden? Zu diesem Thema gehen die Meinungen von Kunden, Anbietern und Beratern oftmals weit auseinander. Folgende unterschiedliche Ansätze werden verfolgt:
- Das Monumentalwerk: Alle Geschäftsprozesse werden textlich und grafisch bis ins kleinste Detail beschrieben. Für die grafische Darstellung wird unter Umständen eine Software zur Prozessmodellierung eingesetzt. Das Ergebnis ist ein umfangreiches Dokument mit vielen komplexen Ablaufdiagrammen. Dokumententyp: Word oder ähnlich, mehrere Hundert Seiten
- Der Katalog: Aus einer Liste mit den verfügbaren Einzelfunktionen von ERP Systemen werden die benötigten Funktionalitäten ausgewählt. Als Ergebnis werden so zum Beispiel 2.500 von 5.000 möglichen Funktionen als erforderlich markiert. Dokumententyp: Excel, 5.000 Zeilen
- Die Liste: Aus einer Liste mit den verfügbaren Funktionsbereichen von ERP Systemen werden die benötigten Bereiche ausgewählt. Als Ergebnis werden beispielsweise 100 von 200 Funktionsbereichen als erforderlich markiert. Dokumententyp: Excel, 200 Zeilen
- Der Blanko-Ansatz: Es gibt gar kein Lastenheft. Der ERP Anbieter erstellt sein Pflichtenheft auf der Grundlage seiner eigenen Analyse beim Kunden vor Ort.
Natürlich gibt es nicht die EINE richtige oder ideale Lösung für alle Projektgrößen und Branchen. Großunternehmen mit üppigen Ressourcen und einem großem Projektteam tendieren zu Variante 1. Man möchte nichts dem Zufall überlassen. Beratungsunternehmen arbeiten mit ihren Kunden gern auf der Grundlage von Variante 2. Durch ihre langjährige Erfahrung haben sie einen riesigen Funktionskatalog der verfügbaren ERP Systeme zusammengestellt. Kleinere Unternehmen sind oftmals schon zufrieden, wenn sie mit Variante 3 klar kommen, da dies zeitlich und vom Know-How-Bedarf überschaubar ist. Und einige ERP Anbieter favorisieren Variante 4, da sie die Analyse sowieso lieber selbst durchführen und dabei gern “from scratch” mit einer leeren Seite starten und so freie Hand haben.
Welche Faktoren entscheiden, wie das ERP Lastenhaft ausgestaltet wird?
- Aufwand: Zeiteinsatz und Kosten für die Erstellung des Lastenhefts sollten im Verhältnis zum Nutzen stehen. Die Unternehmensgröße spielt hier auf jeden Fall eine Rolle.
- Übersichtlichtkeit: Wenn die potentiellen ERP Anbieter vom Umfang “erschlagen” werden und daher mit vertretbarem Aufwand auf ihrer Seite kein aussagekräftiges Angebot erstellen können, habt ihr nichts gewonnen. Außerdem wollt ihr die Angebote der ERP Anbieter direkt miteinander vergleichen.
- Know-How: Welche Fähigkeiten bringen der Projektleiter und das Projektteam mit? Professionelle Prozessmodellierung lernt man nicht “mal so nebenbei”.
Wir empfehlen KMUs mit 10 bis 500 Mitarbeitern aus unserer Projekterfahrung heraus unser “Best Practice” ERP Lastenheft: Aus einer Liste mit den verfügbaren Funktionsbereichen von ERP Systemen werden die benötigten Bereiche ausgewählt. Besondere Anforderungen und Prozesse werden stichwortartig zu jedem Funktionsbereich erläutert. Zusätzlich werden die Schlüsselprozesse des Unternehmens detailliert textlich und grafisch beschrieben. Als Ergebnis werden beispielsweise 100 von 200 Funktionsbereichen als erforderlich markiert, zu 50 Bereichen werden Stichworte hinterlegt und die 5 Schlüsselprozesse des Unternehmens werden detailliert beschrieben. Dokumententyp: Excel, 200 Zeilen und Word, 10 Seiten.
Warum favorisieren wir nicht die detaillierte Darstellung aller Prozesse im Lastenheft? Weil der Aufwand dafür für die überwältigende Mehrheit der Projekte in keinem Verhältnis zum Nutzen steht. Bezogen auf die Detailtiefe ist “mehr” nicht immer “mehr”. In den 1990er Jahren war eine sehr detaillierte Beschreibung meistens notwendig, doch mittlerweile haben die ERP Systeme einen hohen Reifegrad bezüglich der Abbildung der Standardprozesse der meisten Branchen erreicht.
Hierzu ein vereinfachtes Beispiel für einen Standardprozess aus dem Bereich Beschaffung: Unter Berücksichtigung des aktuellen Lagerbestands, des Minimalbestands, der geplanten Lagerabgänge (z.B. aus Produktion und Verkauf) und der geplanten Lagereingänge (z.B. aus Einkauf und Produktion) werden Bestellvorschläge generiert. Aus dem Bestellvorschlag werden Einkaufsbestellungen erstellt und elektronisch an die Lieferanten gesendet. Auf Basis der Rückmeldungen der Lieferanten (Auftragsbestätigungen) werde diese gegebenenfalls überarbeitet; zum Beispiel mit den zugesagten Lieferterminen.
Statt diesen oder andere Standardprozesse detailliert textlich und grafisch zu beschreiben, könnt ihr euch auf die Bereiche/Prozesse konzentrieren, in denen euer Unternehmen die größten Optimierungspotentiale hat. Wenn dieser Prozess zu euren Top-5 Potentialen gehören sollte, dann lohnt sich natürlich der Aufwand. Um abzuschätzen, welche Prozesse in eurer Branche Standard sind, braucht man eine gewisse Erfahrung mit ERP Projekten. Daher ist es vorteilhaft, wenn die Mitarbeiter eures Projetteams schon einmal in ein ERP Projekt eingebunden waren. Oder ihr holt euch für diese Einschätzung externe Unterstützung.
Achtung: Auch die Abläufe, von denen ihr ausgeht, dass ihr nach Standardprozessen für eure Branche arbeitet und die daher im Lastenheft nicht detailliert beschrieben werden, müssen während der Testphase unbedingt Schritt-für-Schritt geprüft werden!
ERP Lastenheft Vorlage
Wir stellen euch hier unsere “Best Practice” ERP Lastenheft Vorlage 360° im Excel Format zur Verfügung. In diese Vorlage sind unsere jahrelangen Erfahrungen aus unzähligen ERP Projekten eingeflossen und wir sind davon überzeugt, dass dies ein wertvoller Baustein für jedes ERP Projekt ist.
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Warum 360°? Weil es einen Rundumblick auf euer ERP Projekt ermöglicht. Zusätzlich zu den Anforderungen an die Funktionen und Prozesse im ERP System, um die es im Kern geht, enthält es unter anderem Optimierungspotentiale, Ziele, die Projektplanung und das Projektteam. Und es beinhaltet die wichtigsten Kriterien zur Bewertung der ERP Anbieter. Schaut es euch an!
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VORBEREITUNG
ANFRAGE
ERGEBNIS
Quick-Start Guide zur Lastenheft Erstellung
Um euch den Einstieg zu erleichtern, haben wir hier einen 7-seitigen Quick-Start Guide zur ERP Lastenheft-Erstellung für euch. In Verbindung mit der ERP Lastenheft Vorlage 360° macht es dies für euch besonders einfach. (Hinweis: Die Projektschritte vor der Lastenheft-Erstellung werden übrigens hier in unserem ERP Ratgeber beschrieben.)
ERP Lastenheft erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung
How-To: ERP Lastenheft erstellen
Mit vertretbarem Aufwand ein professionell strukturiertes ERP Lastenheft erstellen: So geht’s!
Ihr könnt euch bei der Lastenhefterstellung gut an der Struktur unserer Vorlage orientieren.
Zeitaufwand:
3 Tage (abhängig von Unternehmensgröße, Branche und weiteren individuellen Faktoren kann dies einige Stunden bis zu mehreren Wochen dauern)
Hilfreiche Tools:
Im Vorfeld festlegen:
Vorgehensweise:
Projektrahmen
Beschreibt euer Unternehmen und gebt die Eckdaten eures ERP Projekts an. Dazu gehört die Unternehmensstruktur, die Ziele des Projekts, der Projekt-Zeitplan und das Projektteam. Die Anzahl der benötigten Mandanten und User und die gewünschte Installationsart und Finanzierung sind weitere elementare Anforderungen, die im ersten Schritt definiert werden.
(Arbeitsblätter in der Vorlage: Unternehmen, Projekt)
Prozesse
Aufnahme der Ist-Prozesse und Definition der Soll-Prozesse – wie wird aktuell gearbeitet und wie wollen wir künftig arbeiten? Das ist der aufwändigste Schritt. Geht durch alle eure Abteilungen und Bereiche. Befragt die Key-User, wie sie arbeiten und warum. Dann analysiert die Angaben im Projektteam bereichsübergreifend: Was kann verbessert werden, um die Projektziele zu erreichen? Und denkt auch an eure Unternehmensentwicklung: Wo steht ihr in 5 Jahren und wie werden eure Abläufe dann aussehen? Versucht dann, die unter Umständen sehr detaillierten Notizen für das Lastenheft auf die wesentlichen Informationen zu reduzieren.
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Funktionen)
Optimierungen
Beschreibt detailliert die Prozesse mit dem größten Optimierungspotential. Den größten Effekt erzielt ihr, wenn dies die Prozesse eurer Wertschöpfungskette sind. Wenn ihr Verbesserungen in sehr vielen Bereichen anstrebt, empfehlen wir euch dies in mehrere Projektphasen zu unterteilen. Versucht nicht, sofort von 0 auf 150 zu kommen. Weniger ist manchmal mehr.
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Funktionen)
Datenübernahme
Welche Stammdaten sollen in das neue ERP System übernommen werden? Dies betrifft zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Artikel und den Kontenplan. Etwas kniffliger wird es bei den Bewegungsdaten: Sollen historische Daten als Einzelbelege und Posten übernommen werden oder zumindest die Anfangssalden und offenen Posten?
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Daten)
Ist das Lastenheft fertiggestellt, sind dies die nächsten Schritte:
- Ausschreibung: Sendet das Lastenheft an die ERP Anbieter auf eurer Longlist. Wir unterstützen euch mit unserer kostenlosen Auswahl der Top 5 ERP Anbieter dabei – maßgeschneidert für euer Unternehmen.
- Auswahl: Vergleicht die Rückmeldungen der ERP Anbieter, um die besten Anbieter auf eure Shortlist zu setzen. Schreibt uns, wenn ihr Unterstützung an dieser Stelle benötigt.
- Nächste Schritte: Hier in unserem ERP Ratgeber wird näher erläutert, was die nächsten Schritte im ERP Projekt sind.
ERP Lastenheft Beispiel
Das ERP Lastenheft Beispiel PDF enthält die ERP Anforderungen für ein Muster-Unternehmen in einem ausgewählten Funktionsbereich (Verkauf). Auch die Rückmeldung durch einen imaginären ERP Anbieter wird dargestellt. Es ist ein kleiner Auszug des Arbeitsblatts “Funktionen” aus unserer Excel Vorlage. Für einen ersten Eindruck stellen wir euch dieses Beispiel hier kostenlos zur Verfügung:
Hier findet ihr die vollständige ERP Lastenheft Vorlage im Excel-Format zum Download.
Fazit
Unsere erprobte ERP Lastenheft Vorlage 360° führt euch durch das gesamte ERP Softwareauswahlprojekt. Es ist aus unserer Projekterfahrung heraus das ideale Hilfsmittel, die bestmögliche Lösung für euer Unternehmen zu finden. Nicht vergessen: Ihr holt nur so viel aus dem Lastenheft für euer ERP System heraus, wie ihr hineinsteckt. Dabei geht es im Ergebnis nicht um den Umfang des Lastenhefts, sondern um die Vollständigkeit, Genauigkeit und Übersichtlichkeit. Ihr könnt den Softwareauswahlprozess auch ganz oder teilweise an die Experten von ERP Scout übergeben oder euch zumindest punktuell Unterstützung holen.
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