ERP Lastenheft erstellen –
Inhalt, Anleitung & Beispiel
Das ERP Lastenheft dokumentiert alle relevanten Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen, die ein neues ERP-System erfüllen muss. Es ist das Herzstück jedes erfolgreichen ERP Projekts. Auf dieser Seite findest du eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lastenhefterstellung, aussagekräftige ERP Lastenheft Beispiele und auch den Link zu unserer ERP Lastenheft Vorlage.
Warum ist das ERP Lastenheft so wichtig?
Ein professionell erstelltes ERP Lastenheft ist die Basis, um den ERP-Auswahlprozess effizient und strukturiert durchzuführen. Ohne klare Anforderungen riskierst du Fehlentscheidungen, unnötige Kosten und Frustration im Projektverlauf. Ohne professionelles Lastenheft gibt es kein erfolgreiches ERP Projekt.
Fragt die Projektteams der unzähligen ERP Projekte, die zeitlich und kostenseitig aus dem Ruder laufen und mit denen sowohl das Management als auch die Anwender später unzufrieden sind. Mit einem unprofessionellen Lastenheft habt ihr tolle Chancen, euch dort nahtlos einzureihen. Es gibt natürlich viele Faktoren, die zum Erfolg oder Misserfolg eines ERP Projekts beitragen, aber das Lastenheft ist unbestreitbar einer der “big points”.
Vorteile eines ERP Lastenhefts
Das ERP Lastenheft hilft dabei, den Softwareauswahlprozess von Anfang bis Ende vollumfänglich zu organisieren. Es bietet euch die Grundlage,
- Systematische Aufnahme und Dokumentation aller relevanten Anforderungen
- Klare Kommunikation mit ERP-Anbietern und Vergleichbarkeit der Angebote
- Vermeidung von Missverständnissen im Projekt
- Grundlage für Entscheidung und Vertrag
Und das alles mit einem einzigen Dokument (oder zwei Dokumenten – siehe weiter unten). Die erfolgreiche Auswahl eines ERP Systems steht und fällt mit der Qualität des Lastenheftes – das ist aus unserer Erfahrung heraus definitiv nicht übertrieben. Da für die meisten Mitarbeiter im Projektteam eines ERP Projekts das Thema Lastenheft kein Tagesgeschäft ist, kommen wir zu einigen Basics. Danach steigen wir in die Details des Lastenhefts ein.
Was ist ein ERP Lastenheft?
Das ERP Lastenheft beschreibt alle relevanten Anforderungen an die ERP Software und den ERP Implementierungspartner aus Sicht des Kunden. Es wird auch als Anforderungsspezifikation oder Anforderungskatalog bezeichnet und beinhaltet funktionale, technische und organisatorische Anforderungen. Die Lastenheft Definition nach DIN 69901-5 ist weit gefasst und betrifft nicht nur den Softwarebereich: Ein Lastenheft umfasst die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.
Unterschied Lastenheft / Pflichtenheft
Das Lastenheft wird vom Kunden erstellt und beschreibt was benötigt wird – produktneutral und ohne Lösungsvorgaben. Das Pflichtenheft wird vom ERP Anbieter erstellt und beschreibt wie diese Anforderungen mit seiner Lösung umgesetzt werden. Bei der Auftragserteilung wird normalerweise das Pflichtenheft Bestandteil des Vertrags.
Laut DIN 69901-5 umfasst das Pflichtenheft die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts“. Pflichten- und Lastenheft sind nicht dasselbe. Im Kampf Lastenheft vs. Pflichtenheft gibt es also keinen Sieger. Beide Dokumente werden benötigt und ergänzen sich.
Hier wird der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft noch einmal kurz und anschaulich erläutert (1 Min. Video):
Inhalt und Aufbau eines ERP Lastenhefts
Ein professionelles ERP Lastenheft besteht typischerweise aus folgenden Bestandteilen:
- Unternehmensprofil und Projektziele
- Beschreibung der Ist- und Sollprozesse
- Funktionsanforderungen (nach Bereichen gegliedert)
- Technische Anforderungen (z. B. Schnittstellen, Hosting)
- Rechtliche Anforderungen (z. B. DSGVO, GoBD)
- Anforderungen an Schulung, Support, Datenübernahme
- Projektplanung und Budgetrahmen
Ihr solltet im Hinterkopf behalten, dass das Lastenheft kein internes Dokument ist sondern im Rahmen der Ausschreibung den ERP Anbietern zur Verfügung gestellt wird. Alle relevanten Anforderungen müssen daher so beschrieben werden, dass ein ERP Anbieter auf dieser Grundlage ein aussagekräftiges Angebot erstellen kann. Deswegen bitte daran denken, alle Angaben im Lastenheft produktneutral zu formulieren. Die ERP Anforderungsanalyse ist vom Aufwand her nicht zu unterschätzen, zahlt sich aber im weiteren Verlauf des Projekts mehr als aus.
Wie detailliert sollte ein ERP Lastenheft sein?
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein 500-seitiges Dokument. Die ideale Detailtiefe hängt von Unternehmensgröße, Branche, Komplexität und ERP-Erfahrung ab. Vier gängige Herangehensweisen sind:
- Monumentalwerk: Sehr detaillierte Beschreibung aller Prozesse mit Diagrammen – für Großunternehmen.
- Funktionskatalog: Auswahl aus tausenden Einzelfunktionen von ERP Systemen – bevorzugt von einigen ERP-Beratern.
- Funktionsbereiche: Auswahl und Beschreibung relevanter ERP-Funktionsbereiche – ideal für KMUs.
- Blanko-Ansatz: Kein Lastenheft – ERP-Anbieter analysiert selbst beim Kunden.
Unsere Empfehlung für KMUs:
Eine Kombination aus Funktionsbereichen und Schlüsselprozessen. Das ist effizient, übersichtlich und praxisbewährt. Schaut euch unsere erprobte ERP Lastenheft Vorlage an.
Welche Faktoren entscheiden, wie das ERP Lastenhaft ausgestaltet wird?
- Aufwand: Zeiteinsatz und Kosten für die Erstellung des Lastenhefts sollten im Verhältnis zum Nutzen stehen. Die Unternehmensgröße spielt hier auf jeden Fall eine Rolle.
- Übersichtlichtkeit: Wenn die potentiellen ERP Anbieter vom Umfang “erschlagen” werden und daher mit vertretbarem Aufwand auf ihrer Seite kein aussagekräftiges Angebot erstellen können, habt ihr nichts gewonnen. Außerdem wollt ihr die Angebote der ERP Anbieter direkt miteinander vergleichen.
- Know-How: Welche Fähigkeiten bringen der Projektleiter und das Projektteam mit? Professionelle Prozessmodellierung lernt man nicht “mal so nebenbei”.
Warum favorisieren wir nicht die detaillierte Darstellung aller Prozesse im Lastenheft? Weil der Aufwand dafür für die überwältigende Mehrheit der Projekte in keinem Verhältnis zum Nutzen steht. Bezogen auf die Detailtiefe ist “mehr” nicht immer “mehr”.
Konzentriert euch bei der detaillierten Beschreibung der Prozesse auf die Bereiche/Prozesse mit dem größten Optimierungspotential für euer Unternehmen. Um abzuschätzen, welche Prozesse in eurer Branche Standard sind – und daher nicht näher beschrieben werden müssen – braucht man eine gewisse Erfahrung mit ERP Projekten. Daher ist es vorteilhaft, wenn die Mitarbeiter eures Projetteams Erfahrung mit ERP Einführungen haben. Oder ihr holt euch für diese Einschätzung externe Unterstützung.
ERP Lastenheft Beispiel
Zur besseren Orientierung stellen wir ein ERP Lastenheft Beispiel als PDF kostenlos zur Verfügung. Es zeigt einen Ausschnitt aus dem Bereich „Verkauf“ inklusive beispielhafter Anbieterkommentare. Dies ist nur ein kleiner Auszug des Arbeitsblatts “Funktionen” aus unserer Excel Vorlage.
ERP Lastenheft Vorlage
Wir stellen euch hier unsere “Best Practice” ERP Lastenheft Vorlage 360° im Excel Format zur Verfügung. In diese Vorlage sind unsere jahrelangen Erfahrungen aus unzähligen ERP Projekten eingeflossen und wir sind davon überzeugt, dass dies ein wertvoller Baustein für jedes ERP Projekt ist. Sie bietet dir:
⚙️ Vollständigen Funktionskatalog mit 200 Funktionsbereichen
📌 Felder für individuelle Anforderungen und Optimierungen
👥 Strukturierte Projektinformationen (Team, Zeitplan, Ziele)
🔎 Bewertungskriterien zur ERP-Anbieter-Auswahl
🧠 NEU: Anwendungsbeispiele für Künstliche Intelligenz (KI)
Um euch den Einstieg zu erleichtern, ist beim Download-Paket der Vorlage ein 7-seitiger Quick-Start Guide zur ERP Lastenheft-Erstellung beinhaltet. In Verbindung mit der ERP Lastenheft Vorlage 360° macht es dies für euch besonders einfach. (Hinweis: Die Projektschritte vor der Lastenheft-Erstellung werden übrigens hier in unserem ERP Ratgeber beschrieben.)
Warum 360°? Weil es einen Rundumblick auf euer ERP Projekt ermöglicht. Zusätzlich zu den Anforderungen an die Funktionen und Prozesse im ERP System, um die es im Kern geht, enthält es unter anderem Optimierungspotentiale, Ziele, die Projektplanung und das Projektteam. Und es beinhaltet die wichtigsten Kriterien zur Bewertung der ERP Anbieter. Schaut es euch an: Zum Download
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VORBEREITUNG
ANFRAGE
ERGEBNIS
ERP Lastenheft erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung
Mit vertretbarem Aufwand ein professionell strukturiertes ERP Lastenheft erstellen: So geht’s!
Ihr könnt euch bei der Lastenhefterstellung gut an der Struktur unserer Vorlage orientieren.
Zeitaufwand:
3 Tage (abhängig von Unternehmensgröße, Branche und weiteren individuellen Faktoren kann dies einige Stunden bis zu mehreren Wochen dauern)
Hilfreiche Tools:
Im Vorfeld festlegen:
Vorgehensweise:
Projektrahmen abstecken
Beschreibt euer Unternehmen und gebt die Eckdaten eures ERP Projekts an. Dazu gehört die Unternehmensstruktur, die Ziele des Projekts, der Projekt-Zeitplan und das Projektteam. Die Anzahl der benötigten Mandanten und User und die gewünschte Installationsart und Finanzierung sind weitere elementare Anforderungen, die im ersten Schritt definiert werden.
(Arbeitsblätter in der Vorlage: Unternehmen, Projekt)
Prozesse analysieren
Aufnahme der Ist-Prozesse und Definition der Soll-Prozesse – wie wird aktuell gearbeitet und wie wollen wir künftig arbeiten? Das ist der aufwändigste Schritt. Geht durch alle eure Abteilungen und Bereiche. Befragt die Key-User, wie sie arbeiten und warum. Dann analysiert die Angaben im Projektteam bereichsübergreifend: Was kann verbessert werden, um die Projektziele zu erreichen? Und denkt auch an eure Unternehmensentwicklung: Wo steht ihr in 5 Jahren und wie werden eure Abläufe dann aussehen? Versucht dann, die unter Umständen sehr detaillierten Notizen für das Lastenheft auf die wesentlichen Informationen zu reduzieren.
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Funktionen)
Optimierungspotentiale beschreiben
Beschreibt detailliert die Prozesse mit dem größten Optimierungspotential. Den größten Effekt erzielt ihr, wenn dies die Prozesse eurer Wertschöpfungskette sind. Wenn ihr Verbesserungen in sehr vielen Bereichen anstrebt, empfehlen wir euch dies in mehrere Projektphasen zu unterteilen. Versucht nicht, sofort von 0 auf 150 zu kommen. Weniger ist manchmal mehr.
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Funktionen)
Datenübernahme planen
Welche Stammdaten sollen in das neue ERP System übernommen werden? Dies betrifft zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Artikel und den Kontenplan. Etwas kniffliger wird es bei den Bewegungsdaten: Sollen historische Daten als Einzelbelege und Posten übernommen werden oder zumindest die Anfangssalden und offenen Posten?
(Arbeitsblatt in der Vorlage: Daten)
Ist das ERP Lastenheft fertiggestellt, sind dies die nächsten Schritte:
- Ausschreibung: Sendet das Lastenheft an die ERP Anbieter auf eurer Longlist. Wir unterstützen euch mit unserer kostenlosen Auswahl der Top 5 ERP Anbieter dabei – maßgeschneidert für euer Unternehmen.
- Auswahl: Vergleicht die Rückmeldungen der ERP Anbieter, um die besten Anbieter auf eure Shortlist zu setzen. Schreibt uns, wenn ihr Unterstützung an dieser Stelle benötigt.
- Nächste Schritte: Hier in unserem ERP Ratgeber wird näher erläutert, was die nächsten Schritte im ERP Projekt sind.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Fazit
Ein gut strukturiertes und vollständiges ERP Lastenheft ist entscheidend für den Erfolg jedes ERP-Projekts. Mit der richtigen Vorlage, einer klaren Vorgehensweise und realistischen Erwartungen könnt ihr Aufwand, Kosten und Risiken deutlich senken und die bestmögliche Lösung für euer Unternehmen finden.
Wenn ihr Unterstützung braucht, helfen wir euch gern weiter – entweder bei der Lastenhefterstellung oder der Auswahl passender Anbieter.
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